Što, zašto i kada automatiziramo?

Iako automatizacija danas nije najnoviji oblik tehnologije u tisku, vjerojatno je pripremljena da ima najveći utjecaj na način na koji ljudi i tvrtke posluju u sljedećem desetljeću. Od elegantnih samovozećih automobila do redefiniranih maloprodajnih modela, tehnolozi i potrošači još uvijek pokušavaju razumjeti i iskoristiti njegov potencijal u poslovnom i osobnom životu.

S poslovnog stajališta, mnogi su poslovni i IT čelnici već počeli poduzimati korake kako bi iskoristili automatizaciju. S druge strane medalje, mnogi se još uvijek trude identificirati najkorisnije zadatke za automatizaciju; uspješno prodati ideju dionicima; i naučiti (ili unajmiti) tehničku stručnost potrebnu za njegovo izvršenje.

Bez obzira u kojoj je fazi tvrtka na svom putu automatizacije, odgovori na ova četiri pitanja trebali bi poslužiti kao temelj za njihove inicijative:

  • Što je automatizacija?
  • Što automatiziramo?
  • Zašto automatiziramo?
  • Kada automatiziramo?

Idemo na to.

Što je automatizacija?

U svrhu ovog stupca, automatizacija se odnosi na tijek rada koji djeluje neovisno ili bez stalnog ljudskog nadzora. Iako će ljudi i dalje igrati značajnu ulogu u porastu automatizacije, uspješne inicijative primjenjuju automatizaciju umjesto tradicionalnih ručnih sustava poput korisničke i informatičke podrške, ugradnje i krpanja proizvoda, da nabrojimo samo neke. Inženjeri i visoko stručno IT osoblje bit će zaduženi za identificiranje ciljeva i varijabli automatizacije u svakom tijeku rada, prikupljanje ulaza i izlaza, kao i pojednostavljivanje i rješavanje problema automatiziranih tijekova rada po njihovom postavljanju.

Mogućih primjena tehnologija automatizacije je ogromno - od pojedinačnih zadataka do složenijih, međusobno povezanih algoritama koji ovise o djelovanju drugih korisnika ili okruženja. U narednim će se godinama gotovo svi IT timovi i poslovni lideri zabaviti idejom automatizacije nekih aspekata svog poslovanja.

Pa što automatiziramo?

Ovo je i jedna od najčešćih istraga oko automatizacije, kao i glavna prepreka implementaciji. Iako će odgovor biti specifičan za posao, logično polazište za mnoge bit će ponovljivi procesi niske vještine. Utvrdite zadatke unutar svakog odjela - bilo to marketinški, financijski, prodajni ili čak pravni - koje ljudi svakodnevno obavljaju svakodnevno i pitajte mogu li se automatizirati. Ovi ponavljajući zadaci često oduzimaju znatnu količinu vremena mlađim članovima tima; organizacije s preciznim i detaljnim pogledom na pružanje usluga, u kombinaciji s solidnim mjernim podacima, moći će usavršiti mogućnosti za automatizaciju.

Druga je mogućnost eksperimentiranje s pojednostavljenim postupcima s malim rizikom. IT vodstvo mora njegovati iskustvo prelaska s ručnih na automatizirane modele; primjena automatizacije na odabranim internim procesima važna je prije nego što prijeđete na složene projekte usmjerene prema kupcima s većim povezanim rizicima.

Provjera crijeva: zašto?

Poslovni i IT profesionalci koji u narednoj godini ne žele primijeniti automatizaciju suočavaju se s gubitkom konkurentske prednosti. To se posebno odnosi na pružatelje usluga; Gartner procjenjuje pad zadržavanja kupaca od 25 posto u 2019. za one koji nisu ugradili automatizaciju u svoj plan.

Nadalje, automatizacija uvodi prednosti i za davatelje usluga i za kupce. Kupci vide poboljšano iskustvo zahvaljujući boljoj dosljednosti pruženih usluga, skraćenom vremenu odziva i često nižim troškovima. To su prednosti i za davatelja usluga: poboljšana korisnička iskustva povećavaju životnu vrijednost kupaca i lojalnost marki. Automatizacija omogućuje organizacijama da optimiziraju unutarnju raspodjelu resursa, kapitaliziraju oportunitetne troškove i omogućuju poduzećima da se skaliraju, osiguravajući dosljednost u korisničkom iskustvu. Pomoću automatizacije tvrtke ili štede ili zarađuju novac.

Pitanje od milijun dolara: kada?

Uspješno i neuspješno uvođenje automatizacije ovisit će o sposobnosti donositelja poslovnih odluka da kombiniraju odgovore na pitanje "što" trebaju automatizirati s "kada". To dovodi do troškova. Većina izravnih troškova ulazi u proračun, no uistinu su blagodati automatizacije neizravni i oportunitetni troškovi.

Neizravne troškove može biti teže izmjeriti, ali podjednako su značajni kao i dobro dokumentirani izravni troškovi. Uobičajeni izvori neizravnih troškova uključuju prekovremeni rad zbog neuspjelih ili odgođenih isporuka usluga, produljena razdoblja zastoja u mreži i jednostavne ljudske pogreške poput lošeg koda ili netočnog unosa podataka. Neizravni troškovi često su nepredvidivi; međutim, pametni poslovni i tehnološki čelnici moći će prepoznati obrasce gdje se javljaju, a koji predstavljaju mogućnosti za automatizaciju i bolje marže. Kada organizacije nastanu neizravni troškovi, to ulazi u profitni fond svih ostalih usluga koje je organizacija pružila uspješno i na vrijeme. Smanjivanje istjecanja prihoda ograničavanjem neizravnih troškova pomaže tvrtkama da poboljšaju svoj krajnji rezultat.

Automatizacija također omogućava timovima da iskoriste još jednu kategoriju troškova: oportunitetne troškove. Budući da se zaposlenici oslobađaju vremenski intenzivnih zadataka s niskim vještinama, organizacije poboljšavaju raspodjelu resursa prilagođavajući prave ljude pravim projektima. Stariji inženjeri osposobljeni su za rješavanje više tehničkih, složenih projekata, dok su mlađi inženjeri (često pojedinci koji izvode zadatke nižeg stupnja vještine) u boljoj poziciji za podršku i rast u organizaciji.

Konačno, kako se tvrtke žele povećati, automatizacija omogućuje rast i proširenu ponudu usluga bez baloniranja broja zaposlenih. Uspješnim tijekovima automatizacije postojeći tim može pokriti dodatne kupce i usluge, povećavajući marže, istovremeno poboljšavajući dosljednost i brzinu usluge. U konačnici, ljudi mogu učiniti više s manje.