Matrica: Značajke programa Excel 2016 koje morate znati

Prethodna 1 2 Stranica 2 Stranica 2 od 2

Jednostavno dijeljenje s radnom verzijom programa Excel

U ožujku 2016. desktop verzija Excel-a dobila je značajku nazvanu Jednostavno dijeljenje, a neki su promatrači iz industrije vjerovali da je napokon stigla i suradnja uživo za Excel. Jao, nije. Umjesto toga, to je samo način da ljudi lakše koriste značajke dijeljenja koje postoje u jednom ili drugom obliku od Excela 2007. Dijeljenje u Excelu oduvijek je bilo neukusno, a značajka Jednostavnog dijeljenja u programu Excel 2016 ne čini stvari dramatično lakšima . Ipak, ako često radite s proračunskim tablicama s drugima, možda biste ih htjeli isprobati.

Prvo trebate pripremiti radnu knjigu za dijeljenje. (Imajte na umu da u njima ne možete dijeliti radne knjige s Excel tablicama, a postoje i druga ograničenja u pogledu oblikovanja i značajki koje se mogu izvesti u zajedničkoj radnoj knjizi.)

U radnoj knjizi koju želite podijeliti s drugima, na traci kliknite Pregled, a zatim kliknite Dijeli radnu knjigu, a na kartici Uređivanje na zaslonu koji se pojavi potvrdite okvir pored "Dopusti promjene više korisnika odjednom vrijeme. To također omogućuje spajanje radne knjige. " Zatim na kartici Napredno na zaslonu odaberite kako želite pratiti promjene i rukovati uređivanjima koja su izvršili drugi - na primjer, koliko dugo treba čuvati povijest promjena u dokumentu. Kada završite, kliknite U redu.

Sada možete dijeliti radnu knjižicu s drugima, vidjeti promjene koje svi uvode nakon što su ih napravili i odlučiti koju ćete zadržati, a koju odbaciti. Ništa od toga nije novo - sve je bilo dostupno u prethodnim verzijama Excela. Ali s jednostavnim dijeljenjem, datoteku je lakše dijeliti jer je pohranjujete na mjestu u oblaku kojem svi mogu pristupiti, a zatim dijelite s drugima.

Da biste koristili jednostavno dijeljenje, prvo spremite datoteku na OneDrive, OneDrive for Business ili SharePoint račun. (To su jedine usluge koje rade s jednostavnim dijeljenjem.) Da biste to učinili, kliknite File> Save As i odaberite odgovarajući OneDrive ili SharePoint račun.

Nakon što to učinite, kliknite ikonu Dijeli u gornjem desnom kutu radne knjige. Okno za dijeljenje pojavit će se s desne strane. Okno za dijeljenje vjerojatno je razlog zašto neki ljudi pogrešno vjeruju da Excel nudi suradnju u stvarnom vremenu jer je to isto okno za dijeljenje koje Word, PowerPoint i OneNote koriste za suradnju. Razlika je u tome što ćete u slučaju Excela okno moći koristiti samo da biste nekome drugome omogućili pristup dokumentu - neće vam omogućiti suradnju u stvarnom vremenu.

Pri vrhu okna Dijeli upišite adrese e-pošte osoba s kojima želite podijeliti dokument u okvir "Pozovite ljude" ili kliknite ikonu bilježnice da biste na popisu kontakata pretraživali ljude koje želite pozvati. Jednom kad se adrese ljudi nađu u okviru, pojavljuje se padajući izbornik koji vam omogućuje da odaberete želite li dopustiti suradnicima uređivanje dokumenta ili ga samo pregledati. Ispod padajućeg izbornika možete upisati i poruku koja se šalje osobama s kojima dijelite dokument. Kada završite, kliknite gumb Dijeli.

Imajte na umu da različitim osobama možete dodijeliti različite privilegije za uređivanje / prikaz, ali samo ako svakom šaljete različite e-adrese. U svakoj pojedinačnoj e-poruci koju pošaljete možete odabrati samo uređivanje ili prikaz, a to se odnosi na sve u e-pošti. Da biste dodijelili različite privilegije različitim ljudima, pošaljite im pojedinačne e-poruke, umjesto da ih sve grupirate u jednu e-poštu.

E-pošta s vezom na datoteku šalje se osobama koje ste odredili. Imajte na umu da je ovo puni opseg onoga što čini Jednostavno dijeljenje - nakon slanja te e-pošte upotrebljavate iste značajke dijeljenja koje su već postojale u Excelu prije verzije 2016., kao što ću opisati u nastavku.

Ljudi s kojima dijelite datoteku moraju kliknuti ikonu datoteke u svojoj e-pošti da bi je otvorili. Mogu pregledavati radni list, ali ako ga žele izmijeniti, morat će ga spremiti u istu mapu u kojoj su ga otvorili. Sam izvornik bit će im samo za čitanje.

Vaši suradnici izvršavaju sve promjene u svojoj kopiji radnog lista i spremaju ih. Zatim otvorite svoj izvorni radni list i možete spojiti promjene u njihovoj kopiji radnog lista s originalnim radnim listom. Prije nego što to učinite, trebate poduzeti ove korake:

1. Kliknite ikonu Prilagodi alatnu traku za brzi pristup. To je četvrta ikona s lijeve strane (strelica dolje s vodoravnom crtom iznad nje) na alatnoj traci za brzi pristup, koja se nalazi u gornjem lijevom kutu zaslona. Na zaslonu koji se pojavi kliknite Više naredbi.

2. Na zaslonu koji se pojavi idite na padajući okvir "Odaberi naredbe iz" i odaberite "Sve naredbe".

3. Pomaknite se kroz popis, odaberite Usporedi i spoji radne knjige i kliknite gumb Dodaj na sredini zaslona.

4. Kliknite gumb U redu na dnu zaslona.

Ikona Usporedi i spoji radne knjige sada se na alatnoj traci za brzi pristup pojavljuje u obliku kruga.

U izvornom radnom listu koji ste podijelili kliknite ikonu Usporedi i spoji radne knjige. Kada se pojavi dijaloški okvir "Odabir datoteka za spajanje u trenutnu radnu knjigu", kliknite kopiju radne knjige koju je osoba napravila. Zatim kliknite U redu. Sve promjene u radnoj knjižici koje je izvršila druga osoba pojavit će se u izvornoj radnoj knjizi, identificirane prema tome tko ih je napravio. Tada možete odlučiti želite li zadržati promjene.

Za više informacija o korištenju i spajanju dijeljenih radnih knjiga pogledajte Microsoftov članak "Upotrijebite zajedničku radnu knjigu za suradnju u programu Excel 2016 za Windows". Samo podsjetnik: Ova značajka dijeljene radne knjige nije nova u programu Excel 2016. Promijenio se samo način dijeljenja same radne knjige pomoću okna Dijeljenje.

Smatram da su značajke dijeljenja u Excelovoj verziji za stol iznimno prljave, čak i koristeći Jednostavno dijeljenje. Ohrabrujuće je što Microsoft ima beta verziju suradnje u stvarnom vremenu; S nestrpljenjem očekujem dan kada će postati stabilan i predstavljen korisnicima programa Excel 2016.

Četiri nove značajke za provjeriti

Profesionalci proračunskih tablica bit će zadovoljni s četiri nove značajke ugrađene u Excel 2016 - brza analiza, tablica prognoza, preuzimanje i transformacija i 3D karte.

Brza analiza

Ako želite analizirati podatke u proračunskoj tablici, novi alat za brzu analizu će vam pomoći. Označite stanice koje želite analizirati, a zatim pomaknite pokazivač u donji desni kut onoga što ste istaknuli. Pojavljuje se mala ikona proračunske tablice s munjom. Kliknite je i dobit ćete razne alate za trenutnu analizu podataka. Na primjer, pomoću alata možete istaknuti stanice s vrijednošću većom od određenog broja, dobiti numerički prosjek za odabrane stanice ili stvoriti grafikon u letu.

Prognozni list

Novo je i to što možete generirati prognoze na temelju povijesnih podataka pomoću funkcije Prognozni list. Ako, na primjer, imate radni list koji prikazuje prošlu prodaju knjiga po datumu, Prognozni list može predvidjeti buduću prodaju na temelju prošlih.

Da biste koristili značajku, morate raditi na radnom listu s povijesnim podacima temeljenim na vremenu. Postavite pokazivač u jednu od ćelija s podacima, idite na karticu Podaci na vrpci i odaberite Prognozni list iz grupe Prognoze desno. Na zaslonu koji će se pojaviti možete odabrati razne opcije, poput toga hoće li se stvoriti linijski ili trakasti grafikon i koji datum predviđanja treba završiti. Pritisnite gumb Stvori i pojavit će se novi radni list koji prikazuje vaše povijesne i predviđene podatke te grafikon predviđanja. (Vaš izvorni radni list bit će nepromijenjen.)

Nabavite i transformirajte

Ova značajka nije sasvim nova za Excel. Ranije poznat kao Power Query, bio je dostupan kao besplatni dodatak za Excel 2013 i radio je samo sa značajkama PowerPivot u programu Excel Professional Plus. Microsoftov softver za poslovnu inteligenciju Power BI nudi slične funkcije.

Sada se zove Get & Transform, alat za poslovnu inteligenciju koji vam omogućuje uvlačenje, kombiniranje i oblikovanje podataka iz širokog spektra lokalnih i oblačnih izvora. To uključuje Excel radne knjige, CSV datoteke, SQL Server i druge baze podataka, Azure, Active Directory i mnoge druge. Također možete koristiti podatke iz javnih izvora, uključujući Wikipediju.

Alate Dohvati i transformiraj naći ćete zajedno u grupi na kartici Podaci na vrpci. Više informacija o korištenju ovih alata potražite u Microsoftovom poglavlju "Početak rada s programom Get & Transform u programu Excel 2016"

3D karte

Prije programa Excel 2016, Power Map bio je popularni besplatni dodatak za 3D geoprostornu vizualizaciju za Excel. Sada je besplatan, ugrađen u Excel 2016 i preimenovan je u 3D Maps. Pomoću nje možete ucrtati zemljopisne i druge podatke u 3D globus ili kartu. Prvo ćete morati imati podatke prikladne za mapiranje, a zatim ih pripremiti za 3D karte.

Ti koraci izvan su dosega ovog članka, ali evo savjeta Microsofta o tome kako doći do podataka i pripremiti ih za 3D karte. Nakon što pravilno pripremite podatke, otvorite proračunsku tablicu i odaberite Umetni> 3D karta> Otvori 3D karte. Zatim kliknite Omogući iz okvira koji se pojavi. To uključuje značajku 3D karte. Za detalje o tome kako raditi s vašim podacima i prilagoditi svoju kartu, posjetite Microsoftov vodič "Započnite s 3D kartama".

Ako nemate podatke za mapiranje, ali samo želite iz prve ruke vidjeti kakva je 3D karta, možete preuzeti uzorke podataka koje je stvorio Microsoft. Snimka zaslona ovdje je prikazana u Microsoftovoj demonstraciji sezonske simulacije potrošnje električne energije Dallas Utilities. Kada preuzmete radnu knjigu, otvorite je, odaberite Umetni> 3D karta> Otvori 3D karte i kliknite kartu da biste je pokrenuli.

Zgodni tipkovni prečaci

Ako ste ljubitelj tipkovnih prečaca, dobre vijesti: Excel ih podržava velik broj. Tablica u nastavku ističe one najkorisnije, a više ih je na popisu na web mjestu Microsoft Office.

A ako doista želite cjelovito raditi s prečacima na tipkovnici, preuzmite naš brzi referentni vodič za vrpcu Excel 2016 koji istražuje najkorisnije naredbe na svakoj kartici vrpce i nudi prečace na tipkovnici za svaku od njih .

Korisni tipkovni prečaci za Excel 2016

Izvor: Microsoft
KLJUČNA KOMBINACIJA AKCIJSKI
Navigacija radnim listom
PgUp / PgDn Pomaknite jedan zaslon gore / dolje
Alt-PgUp / Alt-PgDn Pomaknite jedan zaslon ulijevo / udesno
Ctrl-PgUp / Ctrl-PgDn Pomaknite jednu karticu radnog lista ulijevo / udesno
Tipka sa strelicom gore / dolje Pomaknite jednu ćeliju gore / dolje
Tab Prelazak na sljedeću ćeliju udesno
Shift-Tab Pomaknite se do ćelije s lijeve strane
Dom Pomaknite se na početak reda
Ctrl-Početna Pomaknite se na početak radnog lista
Ctrl-End Pomaknite se do posljednje ćelije u kojoj se nalazi sadržaj
Ctrl-lijeva strelica Pomaknite se do riječi lijevo dok ste u ćeliji
Ctrl-Strelica udesno Pomaknite se do riječi udesno dok ste u ćeliji
Ctrl-G ili F5 Prikažite dijaloški okvir Idi na
F6 Prebacujte se između radnog lista, vrpce, okna zadataka i kontrola zumiranja
Ctrl-F6 Ako je otvoreno više radnih listova, prijeđite na sljedeći
Navigacija vrpcom
Alt Prikaži prečace na vrpci
Alt-F Idite na karticu Datoteka
Alt-H Idite na karticu Početna
Alt-N Idite na karticu Umetanje
Alt-P Idite na karticu Izgled stranice
Alt-M Idite na karticu Formule
Alt-A Idite na karticu Podaci
Alt-R Idite na karticu Pregled
Alt-W Idite na karticu Pogled
Alt-Q Stavite pokazivač u okvir Reci mi
Alt-JC Idite na karticu Alati za grafikon / Dizajn kada se kursor nalazi na grafikonu
Alt-JA Idite na karticu Alati za grafikon / Format kada se kursor nalazi na grafikonu
Alt-JT Idite na karticu Alati / Dizajn tablice kad je kursor na stolu
Alt-JP Idite na karticu Alati za sliku / format kada je kursor na slici
Alt-JI Idite na karticu Crtanje (ako je dostupna)
Alt-B Idite na karticu Power Pivot (ako je dostupna)
Rad s podacima
Shift-razmaknica Odaberite red
Ctrl-razmaknica Odaberite stupac
Ctrl-A ili Ctrl-Shift-razmaknica Odaberite cijeli radni list
Tipka Shift-Arrow Proširite odabir za jednu ćeliju
Shift-PgDn / Shift-PgUp Proširite odabir prema dolje za jedan zaslon / prema gore za jedan zaslon
Shift-Home Proširite odabir na početak reda
Ctrl-Shift-Početna Proširite odabir na početak radnog lista
Ctrl-C Kopirajte sadržaj ćelije u međuspremnik
Ctrl-X Kopirajte i izbrišite sadržaj ćelije
Ctrl-V Zalijepite iz međuspremnika u ćeliju
Ctrl-Alt-V Prikažite dijaloški okvir Posebno lijepljenje
Unesi Završite s unosom podataka u ćeliju i prijeđite na sljedeću ćeliju prema dolje
Shift-Enter Završite s unosom podataka u ćeliju i prijeđite na sljedeću ćeliju prema gore
Esc Otkažite svoj unos u ćeliju
Ctrl-; Unesite trenutni datum
Ctrl-Shift-; Unesite trenutno vrijeme
Ctrl-T ili Ctrl-L Prikažite dijaloški okvir Stvori tablicu
Ctrl-End Kad ste u traci s formulama, pomaknite kursor na kraj teksta
Ctrl-Shift-End Na traci s formulama odaberite sav tekst od kursora do kraja.
Alt-F8 Stvorite, pokrenite, uredite ili izbrišite makronaredbu
Oblikovanje ćelija i podataka
Ctrl-1 Otvorite dijaloški okvir Format Cells
Alt-' Prikažite dijaloški okvir Stil
Ctrl-Shift- & Primijenite obrub na ćeliju ili odabir
Ctrl-Shift-_ Uklonite obrub iz ćelije ili odabira
Ctrl-Shift- $ Primijenite format valute s dvije decimale
Ctrl-Shift- ~ Primijenite format broja
Ctrl-Shift-% Primijenite format Postotak bez decimalnih mjesta
Ctrl-Shift- # Primijenite format datuma koristeći dan, mjesec i godinu
Ctrl-Shift- @ Primijenite format vremena pomoću 12-satnog sata
Ctrl-K Umetnite hipervezu
Ctrl-Q Prikaz opcija brze analize za odabrane ćelije koje sadrže podatke
Rad s formulama
= Započnite formulu
Alt- = Umetnite funkciju AutoSum
Shift-F3 Umetnite funkciju
Ctrl-` Prebacivanje između prikaza formula i vrijednosti ćelija
Ctrl- ' Kopirajte i zalijepite formulu iz gornje ćelije u trenutnu
F9 Izračunajte sve radne listove u svim otvorenim radnim knjigama
Shift-F9 Izračunajte trenutni radni list
Ctrl-Shift-U Proširite ili sažmite traku formule
Ostale korisne prečace
Ctrl-N Stvorite novu radnu knjigu
Ctrl-O Otvorite radnu knjigu
Ctrl-S Spremite radnu knjigu
Ctrl-W Zatvorite radnu knjigu
Ctrl-P Ispišite radnu knjigu
Ctrl-F Prikažite dijaloški okvir Pronađi i zamijeni
Ctrl-Z Poništi posljednju radnju
Ctrl-Y Ponovi posljednju akciju
Shift-F2 Umetnite ili uredite komentar ćelije
Ctrl-Shift-O Odaberite sve ćelije koje sadrže komentare
Ctrl-9 Sakrij odabrane retke
Ctrl-Shift- ( Otkrivanje skrivenih redaka u odabiru
Ctrl-0 Sakrij odabrane stupce
Ctrl-Shift-) Otkrivanje skrivenih stupaca u odabiru
F7 Provjera pravopisa aktivnog radnog lista ili odabranog raspona

Jeste li spremni dublje se pozabaviti Excelom? Pogledajte naših "11 Excel savjeta za napredne korisnike."

Ovu priču, "Varalica: Značajke programa Excel 2016" izvorno je objavio Computerworld.