Revizije softvera: kako se visoka tehnologija igra tvrdo

Kad je prije dvije godine Adobe stigao zahtjev za reviziju softvera, Margaret Smith (nije njezino pravo ime) mislila je da to ide uobičajeno. Kao stručnjak za upravljanje i usklađenost poslovanja s tvrtkom iz Fortune 500, navikla je na reviziju nekoliko puta godišnje.

"Obično te stvari počnu prijateljski", kaže ona. “Dobili smo zahtjev za reviziju i tu su uključeni neki pregovori. Oni žele obaviti reviziju na licu mjesta ili zatražiti određene osobne iskaznice zaposlenika, a mi kažemo ne. Ali ovaj put su izašli zamahujući. U roku od dva tjedna prijetili su dovođenjem odvjetnika. "

Smithova tvrtka, proizvođač robe široke potrošnje, licencirala je najmanje 55 različitih Adobe proizvoda u uredima širom svijeta. Sada je proizvođač softvera optuživao njezinu tvrtku da koristi mnogo više softvera nego što je imala pravo.

Ulog je bio velik. Adobe je mogao naplaćivati ​​kazne povrh nepodmirenih naknada za licencu, naplaćivati ​​tvrtki troškove revizije i tražiti retroaktivne isplate od određenog datuma.

Ali Margaret nije bila gurač. Radila je za veliku organizaciju koja je upravljala s više od 4.000 softverskih proizvoda i prilično dobro se snalazila u tome koliko su usklađeni.

Ispostavilo se da je došlo do sukoba između jezika u ugovoru o licenci koje je tvrtka potpisala i pratećih dokumenata koje je Adobe smatrao dijelom tog sporazuma. Na kraju su se nagodili. Proizvođač robe široke potrošnje složio se s dodatnim kontrolama načina na koji je primijenio softver, a Adobe je odustao od toga (i, što nije iznenađujuće, odbio je komentirati ovu priču).

Ali moglo je postati ružno. I znakovito je koliko su veliki izdavači softvera postali agresivni. 

Ta je revizija bila ključni faktor u odluci njezine tvrtke da primijeni softversko rješenje za upravljanje imovinom tvrtke Snow Software, kaže Smith. "Bio je to savršen primjer koji podupire moju teoriju da je prvi korak u postizanju usklađenosti razumijevanje onoga s čime radite."

Kada je riječ o reviziji softvera, prevladava kod omerta .

Ako ga kupite, oni će doći

Nije pitanje hoće li se izvršiti revizija softverskih licenci vaše organizacije. Pitanje je samo kada, koliko često i koliko će revizije biti bolne. Shakedown je toliko sigurna stvar da su nas gotovo svi kupci s kojima smo kontaktirali tražili da njihova imena budu dalje od ove priče, kako poslodavci ne bi postali meta budućih revizija.

Revizije su u porastu i sve su skuplje. Prema Gartneru, 68 posto poduzeća svake godine dobije barem jedan zahtjev za reviziju, što je broj koji se svake godine neprestano penje od 2009. godine. Najčešći zahtjevi dolaze od uobičajenih osumnjičenih: Microsoft, Oracle, Adobe, IBM i SAP.

Istraživanje tvrtke Flexera, dobavljača softverskog upravljanja imovinom, izvještava da je 44 posto poduzeća moralo platiti "istinite" troškove od 100.000 ili više dolara, a 20 posto više od milijun dolara - postoci koji su više nego udvostručeni protekle godine.

IDM-ova Amy Konary procjenjuje da će se do 25 posto programskog budžeta organizacije potrošiti samo na rješavanje složenosti licenci.

"U ovome postoje dva aspekta, a oba je teško utvrditi", kaže Konary, potpredsjednik odgovoran za vođenje IDC-ovih programa SaaS, Business Models i Mobile Enterprise Applications. “Prva je prekomjerna kupnja. Koliko dodatnog softvera kupujete kako biste umanjili rizike zbog nepridržavanja propisa? Druga je nedovoljna kupnja. Ako prođete reviziju, otkrijete da ste koristili više softvera nego što se očekivalo i na kraju trošite više na istinito. Teško je prilagoditi veličinu softverskog okruženja zbog složenosti licenciranja. "

Prema istraživanju tvrtke 1E, tvrtke za automatizaciju životnog ciklusa softvera, više od četvrtine cjelokupnog softvera instaliranog u velikim američkim i britanskim poduzećima čine police, čiji ukupni trošak prelazi 7 milijardi dolara. Dodajte tome skrivene troškove prekida poslovanja za revizije koje mogu trajati 18 mjeseci, a konačna cijena može biti ogromna.

Ukratko, poduzeća ostavljaju puno novca na stolu - a izdavači softvera više su nego sretni što više mogu prikupiti.

Revizije su prodajni alati

Tehnički gledano, revizija softvera način je da dokažete da ste instalirali samo softver koji ste platili ili da izdavač dokaže da ste instalirali ili previše koristili. Ali postupak revizije često završava kupcem potpisivanjem čeka - ili za plaćanje softvera koji je preinstaliran ili pogrešno instaliran, ili za postizanje dugoročne obveze

„Na kraju revizije bit će rasprodaje", kaže Peter Turpin, potpredsjednik tvrtke Snow Software. „Revizija je način prikupljanja novca za softver koji je kupac instalirao. Stoga to trebate platiti. "

No, najveći izdavači prijetnju revizijom koriste i kao način sklapanja novih poslova, kaže Craig Guarente, suosnivač tvrtke Palisade Compliance, koja pomaže poduzećima u upravljanju pitanjima licenciranja Oraclea.

Više od 15 godina, Guarente je bio globalni potpredsjednik ugovora i poslovne prakse za Oracle. Kaže da je Oracleov prodajni tim dugi niz godina imao inspiraciju "Glengarry Glen Ross" nadahnutu pod nazivom "ABC: audit-bargain-close."

"Revidirate nekoga, pronađete neke probleme, unesete strah u njihova srca i bacite velik broj tamo", kaže. “Tada zaključite posao oko nečeg drugog što oni žele da kupite. Osim ovih dana, ja to nazivam 'oblakom za reviziju' - unesite ugovor o oblaku i odjednom svi vaši problemi s revizijom nestanu. "

Oracle je posebno pozvan zbog agresivne prakse licenciranja softvera. Istraživanje Oracleovih kupaca iz listopada 2014., provedeno u okviru kampanje za jasno licenciranje, zaključilo je da su odnosi s Oracleom "neprijateljski raspoloženi i ispunjeni duboko ukorijenjenim nepovjerenjem".

U listopadu 2015. tvrtka za slatkiše Mars Inc. podnijela je tužbu protiv Oraclea, optužujući tvrtku za "izvan dometa" izdavanje dozvola na temelju "lažnih premisa". Odijelo je odustalo prošlog prosinca; uvjeti nagodbe nisu objavljeni.

U intervjuu za britansku web stranicu za tehničke vijesti V3 prošle veljače, globalni direktor informacijske tehnologije Specsavers Phil Pavitt osudio je Oracleovu "metodologiju" od glave do glave "za licenciranje softvera.

(Oracle je odbio zahtjeve za komentar.)

Oracle zasigurno nije usamljen u korištenju revizija kao pregovaračkog alata. Kupci kontaktirani za ovu priču potvrdili su sličan pritisak koji su vršili i drugi izdavači.

No, dugoročno gledano, ovaj agresivni pristup samo rađa neprijateljstvo, kaže IDC-ov Konary. Ako prodajni predstavnik koristi revizije kao način da potakne prodaju, to obično znači da imate lošeg prodajnog predstavnika, kaže ona. Ipak, pritisak na stvaranje kvartalnih kvota može ih potaknuti na agresivnost.

"Menadžeri prodaje ne vole revizije softvera jer mogu uništiti svoje odnose s kupcima", kaže ona. "Ali mnogi također imaju prodajne kvote i određeni iznos u dolaru koji trebaju postići. Postoji malo neusklađenosti. "

Oblaci na horizontu

Kako se sve više poduzeća kreće prema softveru kao usluzi, teoretski bi trebalo pojednostaviti način licenciranja i upravljanja softverom. No, kratkoročno je suprotno; rad u hibridnom oblaku i lokalnom okruženju čini sve složenijim. Primjerice, IT-u je prelako vrtjeti nove usluge u oblaku po potrebi, bez razmatranja implikacija licenciranja, kaže Ed Rossi, potpredsjednik upravljanja proizvodima za Flexeru.

"Kada uvedete oblak, unesete i puno složenosti", kaže. "Dok klijenti to iskorištavaju, dovode se u situaciju da koriste više softvera nego što im pripada. Mislim da iz tog razloga bilježimo postupni porast revizija."

Samo prelazak na oblak ponekad će pokrenuti reviziju, kaže Konary.

"Ako uzmete lokalni softver i premjestite ga u oblačno okruženje u vlastitom podatkovnom centru, vrlo vjerojatno ćete imati problema s licenciranjem", kaže Konary. "To je tako dinamično okruženje, postaje mnogo teže pratiti što zapravo koristite i pridržavati se zahtjeva za licencom."

Korištenje javnih usluga u oblaku predstavlja manji izazov za licenciranje, dodaje ona. Ako korisnici ne dijele lozinke, relativno je jednostavno izmjeriti tko što koristi.

Još jedan razlog zbog kojeg je povećano oslanjanje na oblak popraćen porastom revizija: Tvrtke koje su zaradile milijarde od lokalnog softvera pokušavaju izvući što veći prihod iz njih dok još mogu, kaže Robin Purohit, predsjednik grupe BMC-ove organizacije za organizaciju rješenja.

"Vidimo da su revizije velikih poduzeća u porastu", kaže Purohit. "To su oni koji su najranjiviji na prelazak na softver kao uslugu. Njihov je rast licence ugrožen, pa nastoje zadržati prihod od kupaca koje imaju dok grade svoj oblak i SAAS portfelj."

Njihovi alati, njihova pravila

Mnogi dobavljači ponudit će vam pomoć u otkrivanju problema s usklađenošću licenci. Nemojte to raditi, savjetuje Palisadeova Guarente.

"To se može pretvoriti u ono što ja nazivam" stealth revizijom ", kaže on. "Dobavljač nudi da" pomogne "kupcu da otkrije probleme s usklađenošću, ali to je zapravo maskirana revizija."

Kaže da je jedan klijent trošio gotovo 40.000 USD godišnje na Oracle ugovore o održavanju i podršci te ih zamolio da mu pomognu da shvati kako smanjiti svoju potrošnju. Sretno su se složili. Nekoliko mjeseci kasnije dobio je račun o usklađenosti za više od milijun dolara. Tada je doveden Palisades.

Često dobavljači zahtijevaju od kupaca da koriste određene alate za praćenje njihove upotrebe, ali ne obavještavaju ih uvijek dobro o tome, napominje odvjetnik Rob Scott, direktor Scott & Scott, LLP, tvrtke specijalizirane za rješavanje softvera revizijski sporovi.

"Jedna od najvećih horor priča koju vidimo okružuje IBM i njegova pravila virtualizacije", kaže Scott. "Prema IBM-u, njihov softver za virtualni poslužitelj možete implementirati samo ako primijenite i njihov vlastiti alat za otkrivanje, koji većina kupaca sazna tek kad prvi put bude podvrgnuta reviziji."

IBM tada dolazi i kaže da su ovi virtualni poslužitelji licencirani za potkapacitet, ali budući da niste primijenili naš alat za otkrivanje, dugujete nam puni kapacitet, dodaje Scott.

"Vidio sam da ta emisija iznosi stotine milijuna dolara naknada za istinitost samo za našu bazu klijenata", kaže Scott. "Zvuči ezoterično, ali događa se u cijelom svijetu."

Kad su ga kontaktirali, glasnogovornik IBM-a potvrdio je da tvrtka zahtijeva od klijenata da koriste besplatan alat za praćenje kako bi pratili "licenciranje potkapaciteta". U e-poruci je napisala:

Naši softverski ugovori vrlo su jasni u pogledu zahtjeva da se iskoristi prednost licenciranja potkapaciteta; ovo je dio svih takvih ugovora više od deset godina. Osim toga, proaktivno se obraćamo našim klijentima kako bismo osigurali da su upoznati s mogućnostima i protokolima za licenciranje pod-kapaciteta.

Polica gdje?

Revizija također može otkriti da plaćate softver koji ne upotrebljavate. Ali nemojte očekivati ​​da će vam to reći izdavači softvera.

"Ne čujem puno o dobavljačima koji dolaze kupcima i govore im:" Hej, potrošili ste previše novca s nama ", priznaje Konary. S druge strane, dodaje ona, većina dobavljača neće pokrenuti reviziju ako nisu prilično sigurni da će se kupac morati istiniti.

Konary kaže da bi poduzeća mogla kupovati pogrešne vrste licenci za svoje korisnike - poput licence za programere kada bi to učinila jeftinija samoposlužna licenca.

"Možda imate puno skuplje razine nego što vam treba. Imate li mogućnost to smanjiti? Mnogo ovog otkrića polica mora pokrenuti kupac."

Iako implementacija softverskih alata za upravljanje imovinom može pomoći, poduzeća će također morati izmijeniti svoje postupke oko usklađenosti i obučiti ljude kako se nositi sa složenošću, dodaje ona.

U većini slučajeva izdavači softvera žele ostati partneri u dobrom reputaciji sa svojim poslovnim kupcima. Ali žele i zaraditi što više novca. A to partnerstva može naprezati do prijeloma.

"Zaista je važno imati na umu da izdavači imaju pravo na platu za softver koji njihovi kupci troše", kaže Snow's Turpin. "Vaša najbolja obrana dobar je prekršaj. Opremite se pravim alatima za upravljanje, tako da ćete, ako niste u skladu s pravilima, znati za to i učiniti nešto pod vlastitim uvjetima. "